مسئول دبیرخانه و بایگانی:

خانم میرغلامی

  تلفن مستقیم :

05138026131

 فکس:

05138549234

شرح وظايف مسئول دبيرخانه

١-تقسيم كار بين كاركنان دبيرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظايف آنان

٢-دريافت نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده و تقسيم آن به قسمت هاي مختلف بیمارستان بر اساس اختيارات تفویض شده

٣- آموزش به کاربران اتوماسیون اداری

۴- درخواست کارتابل اداری و رفع مشکلات مربوط به اتوماسیون.

۵-تحويل پيش نويس نامه ها ، بخشنامه ها، نمونه برگ ها و دستور العمل ها به ماشين نويسي پس از امضاي مقام مربوط . 

۶-اقدام به منظور اصلاح و تطبيق پيش نويش ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن .

٧-اقدام به تكثير بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نمونه برگ ها و غيره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعايت صرفه جويي .

٨-تطبيق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأييد و گواهي آن ها . 

٩-انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم. 

١۰-پاسخگويي به سؤالات مراجعان و انجام راهنمايي هاي لازم . 

١١-تهيه پيش نويس مكاتبات لازم . 

١٢-نظارت مستقيم بر كار كاركنان دبيرخانه ، بايگاني ، ماشين نويسي و نامه رسانان برابر سازمان مصوب . 

١٣- ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اداره در اسرع وقت.

١۴-تايپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و ... .

١۵-تهيه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم . 

١۶-انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.

١٧-دريافت نامه هاي وارده و صادره به منظور ثبت سيستمي.

١٨-ثبت شماره ، تاريخ و خلاصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام كننده . 

١٩-ثبت شماره نامه هاي وارده به منظور پيگيري هاي بعدي . 

٢۰- نظارت بر کار نامه رسان و نامه های ارسالی به سازمانها .

٢١- تفكيك نامه هاي صادره و تحويل پيش نويس ها به بايگاني در اسرع وقت .

٢٢- نوشتن دفاتر نامه رساني و انجام اقدامات مربوط به پست كردن نامه ها .

٢٣- بایگانی نمودن نامه ها و مکاتبات اداری

٢۴- نظارت بر کار بایگانی و انجام درست امور